documentazióne

Indice

sf. [sec. XX; da documentare].

1) Raccolta criticamente ordinata di materiale informativo sia documentario sia bibliografico.

2) Complesso di documenti (attestazioni, certificazioni ecc.) che il privato deve presentare alla pubblica amministrazione a corredo di una domanda di autorizzazione, ammissione, o concessione amministrativa; in particolare, atto amministrativo non negoziale nel quale la pubblica amministrazione accerta la verità di uno stato di fatto o di diritto. § La documentazione consiste sostanzialmente nell'organizzare le informazioni relative a un particolare oggetto in modo da poterle usare o fornire a un utente su richiesta con la certezza che esse sono complete, sicure, veridiche, aggiornate. Le basi delle tecniche moderne di documentazione sono per lo più derivate da quelle, più generiche, della bibliografia e sono relativamente recenti: i primi principi teorici fondamentali sono stati formulati da Paul Otlet nel 1934, nel suo Traité de documentation. Nello stesso periodo nascevano anche i primi centri di documentazione. Di norma, un centro di documentazione consiste in una biblioteca specializzata che adotti metodi moderni di ordinamento e di classificazione e in cui la ricerca dell'informazione sia automatizzata mediante l'adozione di elaboratori elettronici o di macchine per la selezione automatica delle schede bibliografiche. § Documentazione automatica, insieme di procedure elaborative aventi lo scopo di assicurare la gestione permanente e autonoma di un qualsiasi sistema di documentazione. Funzione principale della documentazione automatica è di provvedere all'ordinata organizzazione e presentazione di conoscenze specializzate sulla base di documenti catalogati e registrati. Altra funzione fondamentale è l'aggiornamento dinamico delle informazioni memorizzate al fine di assicurare una completa registrazione di ogni cambiamento di variabili in aggiunta e a complemento della registrazione storica di riferimento.

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